EMVI, ofwel Economisch Meest Voordelige Inschrijving, is een cruciaal element in aanbestedingen waarbij de gunning niet uitsluitend op basis van prijs plaatsvindt. In plaats daarvan wordt de winnende inschrijving bepaald op basis van de economische meerwaarde die een aanbieder kan bieden. Het schrijven van een effectief EMVI-plan is van vitaal belang voor bedrijven die willen meedingen naar overheidsopdrachten. In dit artikel zullen we uitleggen hoe je dit proces aanpakt.
1. Begrijp de EMVI-criteria
Voordat je begint met het schrijven van je EMVI-plan, is het van cruciaal belang om de EMVI-criteria te begrijpen die zijn vastgesteld in de aanbestedingsdocumenten. Deze criteria variëren afhankelijk van de specifieke aanbesteding en kunnen betrekking hebben op aspecten zoals kwaliteit, duurzaamheid, planning, innovatie en meer. Zorg ervoor dat je een grondig begrip hebt van wat de aanbestedende dienst zoekt.
2. Verzamel informatie en data
Voordat je je EMVI-plan gaat opstellen, moet je alle benodigde informatie en data verzamelen. Dit omvat informatie over je bedrijf, relevante ervaring, financiële gegevens, personeelsbestand en meer. Daarnaast is het belangrijk om marktonderzoek uit te voeren en inzicht te krijgen in de behoeften van de aanbestedende dienst en de verwachtingen van de klant.
3. Stel een team samen
Het schrijven van een EMVI-plan is een uitgebreid proces dat expertise op verschillende gebieden vereist. Stel een team samen met de benodigde vaardigheden en ervaring, waaronder experts op het gebied van projectmanagement, technische deskundigen, juridische adviseurs en communicatiespecialisten.
4. Identificeer Unique Selling Points (USP’s)
Een van de sleutels tot een succesvol EMVI-plan is het identificeren van je Unique Selling Points (USP’s). Dit zijn de aspecten van je aanbieding die je onderscheiden van de concurrentie. Het kunnen innovatieve oplossingen, duurzaamheidsinitiatieven, kostenbesparingen of andere voordelen zijn die je kunt bieden.
5. Structuur en inhoud van het EMVI-plan
Een goed gestructureerd EMVI-plan bevat meestal de volgende elementen:
- Inleiding: Hierin geef je een overzicht van je inschrijving en introduceer je het team dat betrokken is bij het project.
- Achtergrond en Doel: Beschrijf de achtergrond van het project, het doel en de belangrijkste uitdagingen.
- EMVI-criteria: Geef gedetailleerde uitleg over hoe je aan de EMVI-criteria voldoet. Geef specifieke voorbeelden en bewijsmateriaal om je claims te onderbouwen.
- Projectplan: Leg uit hoe je het project zult uitvoeren, inclusief planning, takenverdeling en projectbeheer.
- Innovatie en Duurzaamheid: Benadruk eventuele innovatieve oplossingen en duurzaamheidsinitiatieven die je aanbiedt.
- Kwaliteitsbeheer: Leg uit hoe je de kwaliteit van de dienstverlening zult waarborgen.
- Risicobeheer: Bespreek hoe je risico’s zult identificeren en beheersen.
- Communicatie: Beschrijf je communicatiestrategie en hoe je zult samenwerken met de aanbestedende dienst.
- Prijsstructuur: Als de prijs een rol speelt in de EMVI-criteria, geef dan een transparante prijsstructuur.
- Samenvatting: Sluit af met een beknopte samenvatting van je EMVI-plan en benadruk nogmaals de belangrijkste voordelen en USP’s.
6. Review en afstemming
Voordat je je EMVI-plan indient, is het raadzaam om het te laten beoordelen door experts en ervaren collega’s. Zorg ervoor dat het plan goed gestructureerd, duidelijk en overtuigend is.
Het schrijven van een effectief EMVI-plan vereist grondigheid, expertise en overtuigingskracht. Met de juiste voorbereiding en een goed doordachte strategie vergroot je je kansen om de gunning voor de aanbesteding te winnen en een succesvol project te realiseren.
